BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG VÀ TIẾT KIỆM THỜI GIAN KHI ĐỔI MỚI CÁCH LÀM VIỆC CÙNG MÃ QR TẠI UBND XÃ ĐỨC LẬP

Việc thực hiện quét mã QR để khai thác tài liệu mang lại nhiều tiện ích: tiết kiệm giấy, mực, công in ấn, người dùng dễ dàng tra cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi… Đây là một trong những giải pháp hữu hiệu, thiết thực trong công cuộc chuyển đổi số hiện nay.

Thời gian gần đây, tại một số cuộc họp ở UBND xã Đức Lập, nhiều phòng ban, đơn vị thực hiện việc quét mã QR để khai thác tài liệu hội nghị. Điển hình như trong hội nghị tổng kết năm 2025 vừa qua, các đại biểu chủ động khai thác các báo cáo trình bày tại hội nghị qua mã QR phía góc dưới tờ chương trình. Không chỉ hội nghị này mà nhiều sự kiện khác, nhiều hội nghị quét mã QR để đại biểu khai thác tài liệu.

Bác Nguyễn Văn Tân – Thôn trưởng thôn Đức Ái, xã Đức Lập, tham gia cuộc họp Tổng kết năm 2026 của UBND xã chia sẻ: Rất thích cách làm mới này. Việc này càng ý nghĩa hơn khi trong thời đại 4.0. Tôi chỉ cần quét mã QR trên điện thoại có kết nối mạng là có đầy đủ các tài liệu của hội nghị, dễ dàng tra cứu. Không còn lộn xộn hay quá nhiều giấy tờ như những cuộc họp truyền thống

Việc quét mã QR để khai thác tài liệu là hành động thiết thực góp phần quan trọng từng bước thay đổi thói quen tiếp cận công nghệ mới. Thay vì in và đọc các tài liệu bằng giấy, giờ đây mỗi người có thể tiếp nhận thông tin chỉ qua vài giây quét mã QR. Với mạng internet phủ sóng rộng khắp và tỷ lệ người dân, nhất là cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh phần lớn sử dụng smartphone, càng tạo thuận lợi trong triển khai thực hiện các hoạt động chuyển đổi số nói chung, quét mã QR nói riêng.

Quét mã QR giúp tiết kiệm chi phí, thời gian in và phát tài liệu. Đặc biệt, dữ liệu được lưu trữ không giới hạn về dung lượng và thời gian, mang lại nhiều tiện ích cho cả người gửi và người dùng. Sự mới mẻ này đang được nhiều người đồng tình, tích cực thực hiện.

Điểm sáng thứ 2 tại UBND xã Đức Lập khi ứng dụng mã QR trong xử lý  công việc hằng ngày. Từ ngày 18 tháng 12 người dân khi đến làm các thủ tục Xác nhận tình trạng hôn nhân; Cấp bản sao trích lục hộ tịch và chấm dứt hoạt động Hộ kinh doanh, tại UBND xã Đức Lập sẽ không cần kê khai hay ngồi quầy ghi thông tin. Thay vào đó, người dân có nhu cầu thực hiện các thủ tục này sẽ được hướng dẫn quét QR trực tiếp trên địện thoại, nhập thông tin được yêu cầu trên biểu mẫu, kiểm tra thông tin và bấm gửi đi. Ngay sau đó, các thông tin vừa được khai sẽ tự động điền vào các biểu mẫu có sẵn, thông qua công cụ Mail Merge trên máy tính của cán bộ tiếp nhận. Hoàn thiện xong, người dân chỉ cần đọc tên, Cán bộ tiếp nhận sẽ cho in, kí hồ sơ và chờ kết quả của TTHC

Đây là ý tưởng của các cán bộ, công chức công tác tại trung tâm phục vụ hành chính công xã Đức Lập. Với mong muốn theo đuổi một nền “Hành chính phục vụ”, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp trên nhu cầu thực tế và hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Chỉ sau gần 15 ngày ứng dụng mô hình thí điểm, hơn 20 bộ hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch; 31 hồ sơ xác nhận tình trạng hôn nhân; 5 hồ sơ chấm dứt kinh doanh được ghi nhận đăng kí bằng quét mã QR.

Đổi mới phương thức lưu trữ trên mạng là phương thức không mới, nhưng từ các hành vi nhỏ sẽ tạo được thói quen lớn. Trước mắt, mã QR giúp giảm tải khối lượng công việc cho công chức, hạn chế thời gian phô tô tài liệu, lưu trữ lâu, không thất lạc tài liệu. Tạo điều kiện phát triển chính quyến điện tử thân thiện, tiện lợi./.

Dương Cầm